NOTAS VISUALES PARA REUNIONES REMOTAS

Las voces individuales tuyas y del equipo, quedarán plasmadas en un documento único con lo más importante que se dijo en la reunión.

El trabajo está cambiando y cada vez tenemos más cantidad de reuniones, eventos y capacitaciones remotas en plataformas virtuales, pero el cúmulo de información también nos desordena y ayuda al caos.

Te propongo una solución: tomar notas visuales profesionales para vos y tu equipo utilizando el Visual Thinking como herramienta metodológica. Es importante que haya alguien entrenado en escuchar en reuniones en vivo, para captar las ideas en un mar informativo y poder relevar lo más importante en conceptos claves y dibujos.

Algunos Problemas de las reuniones/calls/eventos remotos:

  • Son demasiados y cansan! 
  • No queda nada. 
  • Se pierde el valor de lo presencial. 
  • Caos de información.
  • Aunque el audio o video quede grabado, la mayoría no tiene el tiempo de estar una o dos horas para escucharlo o mirar el video de una reunión.
  • La gente no puede tomarse un café e interactuar, se vuelven fríos y mecánicos.

Beneficios del Registro Visual: 

  • Información ordenada de los puntos más importantes. 
  • Resumen visual claro y preciso. 
  • Le sirve de resumen a la gente que estuvo ausente.
  • Compartir visualmente el registro resultante de la reunión.
  • Les queda una minuta visual.
  • Repaso de los puntos más importantes para preparar agenda de la próxima reunión.
  • ¡Vas a tener una pieza cálida y atractiva de todo lo que se dijo y pasó en tu evento o reunión!
Después te queda algo así, con la info ordenada, sintetizada y super visual 🙂

¿Cómo activo este servicio?

Activar este servicio es super sencillo:

  1. Nos ponemos en contacto.
  2. Acordamos tus objetivos y los del equipo.
  3. Vemos la plataforma, el horario de la reunión y su la dinámica.
  4. Nos sumamos a la reunión un rato o días antes para probar que todo funcione bien.
  5. Vamos registrando en vivo las ideas del equipo.
  6. Se puede compartir pantalla todo el tiempo o mostrar al final la documentación con los puntos más importantes.
  7. Te envío los archivos. 🙂

¿Qué te queda?

Al finalizar la reunión, te dejo 2 archivos: un PDF y un JPG.

Opciones:

Como opcionales, también puedo incluirte:

Un video acelerado del proceso para subirlo a tus plataformas de Comunicación Interna o para lo que tu quieras.

3 dibujos de conceptos a elección, que se desprendan de la visualización de la reunión para que puedas compartirlos y usarlos como posteos en redes sociales o como conceptos claves para tu equipo.

Acá👇 te cuento un ejemplo concreto de este servicio con el cliente Ingram Micro.

Fueron dos días de reuniones, de las que salieron 5 piezas: 1) Lienzo de Bienvenida que se visualizó mientras los integrantes se iban uniendo a la reunión remota. 2) Resumen del día 1, que se iba mostrando en breaks, al final de la reunión y al principio del siguiente día. 3) Resumen del día día 2. 4) Lienzo integrado con ambos días de reunión. 5) Video acelerado del proceso de armado en time lapse.

Resumen para redes de la reunión anual de MKT de la Cia. El lienzo original con más información es CONFIDENCIAL y no se muestra, es interno de estrategia para la empresa.

¿En qué plataformas lo podemos hacer?

La vedad es que todos estamos experimentando, pero hasta ahora me tocó hacer registros en vivo en Zoom, Team de Microsoft y Webex de Cisco.

En todas funcionó muy bien la conexión. En general me conecté por la computadora y también con mi tablet al mismo tiempo, es decir que con la compu me veía yo dibujando y con la tablet, mi lienzo en la pantalla.

Pero cuando hay gente presentando con un ppt, yo no comparto mi registro, lo voy mostrando a pedido del host o facilitador, en descansos o al final para que puedan hacer el rescate de la reunión, evento o taller.

En mi experiencia, un Registro Visual en vivo, además de la utilidad de tener todo resumido en dibujos y palabras clave, siempre agrega mucha alegría y frescura a la audiencia, sobre todo en estos tiempos, en donde las reuniones o eventos son obligadamente remotos, ya que en ellos se pierden todos los condimentos de cercanía de lo presencial.


¿Qué estás esperando para que tus reuniones y eventos remotos sean más ordenados y divertidos?

Si te quedaron dudas, Contáctanos y vamos a pensar juntos la mejor manera de que tus reuniones o eventos remotos, sean innovadores e inolvidables!


Para ver más trabajos con Visual Thinking, te invito a visitar mi Portfolio y explorar los Workshops con herramientas visuales.